オンライン商談・会議のマナー　Q&A

ここ数年、社内外の方との打ち合わせや商談、定例会議などをオンラインで行うことが一般的になりました。

もちろん、対面の方がアイディアが出やすい、会話が弾みやすいなどの良さもありますが、オンラインには移動時間や交通費を削減できるという大きなメリットがあります。

また、人事担当者の方の中には、採用の一次選考をWeb面接で行っている企業も多いでしょう。

ここでは、オンライン商談やオンライン会議でよくある質問についてお答えします。

目次

• Q．オンラインの打ち合わせ中にメモを取ってもよいですか？
• Q．バーチャル背景は使ってもよいですか？
• Q．会議室で複数人が1台のカメラに映る場合の注意点は？
• Q．オンライン会議では照明を意識した方がよいですか？
• Q．オンライン会議ではカメラはONにすべきですか？また入室のタイミングは？
• まとめ

Q．オンラインの打ち合わせ中にメモを取ってもよいですか？

メモを取ること自体は問題ありません。

ただし、メモを取る際には「メモを取らせていただいてもよろしいでしょうか」と一言伝えると、より丁寧な印象になります。

パソコンでメモを取ることも可能ですが、タイピング音が大きいと相手には不快な雑音として聞こえる可能性があるため注意が必要です。

また、メモを取ることに集中しすぎて会話がおろそかになってしまっては本末転倒です。

メモは必要なポイントを簡潔に書き留める程度にしておきましょう。

どうしても多くのメモが必要な場合は、オンライン会議ツールの録画機能や、ボイスレコーダー機能を活用して記録する方法もあります。

Q．バーチャル背景は使ってもよいですか？

オンライン会議ツールの「バーチャル背景」を利用すると、自分の背景を好きな画像に変更することができます。

自席でオンライン会議を行う場合、背後を人が通ったり、周囲の様子が気になったりすることもあります。そのような場合には使用しても問題ありません。

ただし、使用する場合は白の無地や会議室の写真など、会議の妨げにならないシンプルな背景を選びましょう。おしゃれなリビングのように見える室内写真は、仕事の場という印象が薄れてしまうことがあります。そのため、オンライン会議の背景としてはあまりおすすめできません。

おすすめなのは、自分の名刺のような背景を作成して設定する方法です。

氏名、フリガナ、会社名、役職、メールアドレス、電話番号などを表示しておくと、初対面で複数人が参加するオンライン会議でも、誰がどの役職なのか分かりやすくなります。

Q．会議室で複数人が1台のカメラに映る場合の注意点は？

オンライン会議では、会議室に複数人が集まり、1台のカメラで会議室全体を映して参加するケースがあります。

しかし、1台のカメラに複数人が映る場合、相手が大画面を使用していたとしても、表情や顔が見えにくいことがあります。特に初対面の場合は、誰が話しているのかも、どの役割なのかも分かりにくいです。

そのため、会議の冒頭では役職や担当が分かるように自己紹介を行うことが大切です。

また、カメラに映る位置を調整し、できるだけ全員の顔が見えるように配慮すると、その後の会話もスムーズになります。

Q．オンライン会議では照明を意識した方がよいですか？

オンライン会議では、顔がはっきり見える環境を整えることが重要です。
まずは、逆光などで顔が暗く映っていないかを事前に確認しましょう。

顔が暗く映る場合は、デスクライトを使用したり、明るく映る席へ移動したりして調整します。

特に初対面の相手との打ち合わせでは、表情が見えにくいとコミュニケーションにも影響します。顔と表情がしっかり見えることで、相手に安心感を与えることができます。

リングライトを使用することも可能ですが、目にリングの反射が強く映る位置に配置したり、配信のような印象にならないよう気を付けましょう。

照明は「盛るため」ではなく、相手に見えやすくするためのものと考えるとよいでしょう。

Q．オンライン会議ではカメラはONにすべきですか？また入室のタイミングは？

基本的に、オンライン会議ではカメラはONにして参加するのが望ましいとされています。

相手の表情が見えることでコミュニケーションが取りやすくなり、対面に近い形で会話を進めることができるからです。

また、マナーとして気になることが多いのが、入室のタイミングです。

例えば、会議が「10時開始」の場合、「ぴったり10時に入ればよい」と考えている人もいますが、実際の対面の打ち合わせであれば、5分前には受付に到着して準備を整えていることが多いのではないでしょうか。

オンライン会議でも同様に、5分前には入室し、接続確認をしておくことが理想です。

回線状況によっては接続に時間がかかることもあるため、余裕をもって準備しておかないと、約束の時間を過ぎても相手を待たせてしまうことになりかねません。

また、会議URLが事前にメールで届いている場合は、開始直前に慌てないよう、あらかじめ確認しておくことも大切です。

早めに入室すること自体は問題ありませんが、カメラをOFFのまま無言で待機する状態は、相手に不安を与えてしまうことがあります。

そのような場合は、

「会議室の準備をしています。」

「全員揃うまでお待ちください」など、ひと言、挨拶を添えると相手に親切です。

まとめ

すっかり定番化したオンライン会議ですが、自席からすぐに参加できる手軽さがある一方で、対面の打ち合わせに比べて対応がおざなりになってしまうこともあります。

対面と違い、名刺交換をする機会がないオンラインでの打ち合わせでは、事前の挨拶や自己紹介がとても大切です。

また、顔がきちんと映るようにカメラの位置や明るさを調整することも重要なポイントです。

オンライン会議でも、対面の打ち合わせと同じように、相手への思いやりを持った行動を心がけることがビジネスマナーと言えるでしょう。

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